规章制度

第一章 总 则

第一条为了规范我校设备物资采购管理工作，提高采购资金的使用效益，完善设备物资采购管理监督机制，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《陕西省高等院校设备物资采购管理办法》及其他相关法律法规的规定，结合学校实际，特制定本办法。

第二条本办法所指设备、物资包括基建工程、教学科研、后勤服务、图书资料、办公等使用的各类设备、物资。

第三条所有需纳入学校国有资产管理并已列入学校经费预算的设备物资的申购，都必须拟订年度购置预算计划、申报和审批立项。

第四条凡达到招标限额标准的设备、物资采购项目，无论使用何种经费（包括国家拨付的事业费、设备费、科研费、专项建设费、单位自筹经费等），均应按本办法实行招标。

第五条凡招标范围和内容涉及必须实施政府集中采购项目的，应执行国家、省关于政府集中采购的有关规定。

第六条采购活动必须遵守国家法律、法规，应遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则。要从维护学校利益出发，按照“诚实、信用、平等互利、协商一致”的目的处理各种商务关系。

第七条各业务主管部门和监督部门都要自律规范，各尽其职，努力提高工作效能；参与采购活动的工作人员都要以对学校利益高度负责的精神，廉洁、高效履行职责。任何单位和个人不得以任何方式干涉采购和招投标活动。

第二章项目立项

第八条根据设备物资采购预算金额不同，按以下程序申报、审批立项：

1．金额在2万元以下的设备物资采购项目，使用部门须填写《设备物资采购申请表》，由分管校领导审批立项。

2．金额在2万元（含）至5万元的设备物资采购项目，申报（使用）单位须进行市场调研，组织相关人员和专家进行认真、科学论证，拟定申购计划，填写《设备物资采购申请表》，分管校领导报校长同意后，由分管校领导签署立项。

3．金额在5万元（含）至100万元的重大设备物资采购项目，申报（使用）单位应在充分市场调研、论证的基础上形成《论证报告》，提出购置方案，报业务主管部门。经学校相关部门或专门工作委员会论证通过，报校长办公会研究审定后，由校长签署《西安航空学院项目审批表》。

4．金额在100万元（含）以上的特大设备物资采购项目，申报（使用）单位应在进行充分市场调研、论证的基础上形成《论证报告》，提出购置方案，报业务主管部门。经学校相关部门或专门工作委员会论证通过，校长办公会审议，报党委会研究审定后，由校长签署《西安航空学院项目审批表》。

第三章采购工作的组织

第九条设备物资采购与管理工作在学校招投标工作领导小组（以下简称领导小组）的领导下，由设备物资采购招标办公室（以下简称招标办）组织实施。招标办成员单位主要由国有资产管理处、财务处、监察处、审计处和工会等部门组成。

第十条采购管理部门和单位的职责

采购管理部门和单位主要涉及设备物资采购管理、招投标管理、资金管理、监督、审计和设备物资使用等职能。各部门和单位的主要职责是：

1．业务主管部门：对相关设备物资采购工作业务总体负责。主要职责是：负责拟订采购工作方案并具体组织实施采购工作的各个环节；组织协调各有关部门参与采购活动；向采购工作小组提交采购资源信息；落实采购工作小组决议，整体推进工作进度，保证按期完成工作任务；起草采购合同；组织所购设备物资的验收工作；负责采购文件资料的形成、整理、归档工作；对采购标的总体质量和价格情况承担主要责任。具体分工为：

（1）基建工程附属各类设备、物资的采购项目，基建处为业务主管部门；

（２）教学、科研、实验室设备，办公设备、办公家具和体育器材等的采购项目，国有资产管理处为业务主管部门；

（３）维护生产和生活需要的大宗物资采购项目，后勤保障处为业务主管部门；

（４）图书资料（含电子图书等）的采购项目，图书馆为业务主管部门；

（５）教材的采购项目，教务处为业务主管部门；

（６）军训物资的采购项目，学生工作处为业务主管部门；

（7）其他类型项目可视具体情况，由领导小组指定相应部门负责，也可委托有关职能部门协助项目申请部门作好相应的材料准备工作。

2．招标办：见《关于调整学校招投标工作领导小组的通知》相关内容（西航院字[2015]89号）。

3．财务处：对学校确定的设备物资购置计划项目，合理安排资金，对设备物资采购资金负责。参与审核招标方案中的付款方式和涉及价款的有关条款；对资金使用的合理性、经济性、合规性进行监督。

4．监察处：按照《西安航空学院招标监督工作暂行办法》（西航党字[2015]34号）对采购招标活动实施监督。

5．审计处：参与涉及工程量核算的设备物资的采购活动；参与相关验收工作。

6．项目申报（使用）单位：做好设备物资采购项目的前期调研和相关材料准备工作；完成项目立项及相关审批手续；有权对标的物的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能提出建议（指标参数不得要求或者标明特定的投标人或者产品，以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容）；制定招标文件的技术标书；向招标办提供部分生产（供应）商信息；根据需要实施项目考察工作；配合业务主管部门起草合同文本；负责项目的实施和预验收工作。

7．工会：及时反映协调群众意见和建议；对采购工作程序及运作情况进行监督、建议或质疑。

8．其他部门：参与相关的采购招标工作，对采购工作小组决议承担相应责任。

第十一条设备物资的采购活动均应按照项目成立专项采购工作小组，采购工作小组由学校有关二级部门和单位临时组建，在领导小组的领导下开展工作。采购工作小组成员组成应以保证形成廉洁、高效的工作机制，保证采购任务如期完成为原则。采购工作小组的具体组成为：

1．凡金额在2万元以下的采购项目，在招标办备案，采购方案经分管校领导审批后实施；

2．2万元（含）至10万元的采购项目，在招标办备案，由分管国有资产管理工作的校领导（领导小组副组长）负责，招标办组织招标、采购工作小组具体实施。采购工作小组成员包括国有资产管理处、业务主管部门、监察处、财务处、项目申报（使用）单位等，涉及工程量的还应包括审计处；

3． 10万元（含）以上的采购项目，根据采购业务的性质，由招标办负责组织招标，领导小组全体成员共同参加。

第十二条根据采购业务或金额的不同，视需要，在采购工作小组下还可设立考察组、谈判组、评标组和专家组等专门小组。人员组成由招标办、业务主管部门和监察处协商提出建议名单，报请领导小组同意以后确定。各专门小组的主要职责是：

1．考察组：对采购工作小组负责，职能是负责考察、并提交考察报告；

2．谈判组：在招投标、询价谈判、合同谈判和验收过程中，保证相关活动和环节的客观公正，保护采购利益。可由采购工作小组成员和专家共三人以上的单数组成谈判组；

3．评标组：对于招标采购活动，可根据需要在采购工作小组人员基础上扩充设立评标组，评标组的职能是参加评标并向采购工作小组提交招标结果；

4．专家组：专家组成员由业务主管部门或采购工作小组临时邀请。专家组对标的物的技术品质和技术性能的评审结果负责，参与相关的验收工作。技术专家人选可根据需要在学校专家库中随机抽取，特殊情况也可邀请部分校外专家。

第十三条采购工作小组和专家组评标、谈判应当履行以下义务：

1．以满足设计和使用要求为前提，依据审定的计划资金额度控制标的质量等级，力求节约；

2．投标报价口径一致，质量、价格、服务并重，同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务，综合评议比较；

3．在质量、服务保证的前提下，贯彻“合理低价中标”原则。在采购价不低于成本价的情况下，优先考虑有信誉的老客户；

4．小组应在充分考虑主要责任承担人意见的基础上，按照“少数服从多数”的原则形成小组决议。小组决议会签完成认定有效。

第四章　采购的方式

第十四条　设备物资采购活动按照采购资金额度的大小可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、政府采购监督管理部门认定的其他采购方式选定供应商。其中公开招标、邀请招标为招标采购；竞争性谈判、单一来源采购、询价、政府采购监督管理部门认定的其他采购方式为非招标采购。

１．公开招标，是指按照国家有关法规和规定的程序，采购工作小组以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标，并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。

项目申报（使用）单位不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

２．邀请招标，是指按照采购工作小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标，并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购工作方式。符合下列情形之一的物资设备，可以采用邀请招标方式采购。

（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；

（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

３．竞争性谈判，是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于两家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。符合下列情形之一的物资设备，可以采用竞争性谈判方式采购。

（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

（4）不能事先计算出价格总额的。

４．单一来源采购，是指向某一特定供应商直接购买的采购方式。符合下列情形之一的物资设备，可以采用单一来源方式采购。

（1）只能从唯一供应商处采购的；

（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

５．询价，是指对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商，并对其提供的报价、质量、服务等进行比较，确定供应商的采购方式。

６．政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

第十五条　招标采购活动应填写《招标采购活动备案表》；非公开招标采购活动应填写《非公开招标采购活动备案表》。

第十六条 学校基建工程、教学科研、后勤服务、图书资料、办公使用等各类设备物资的有关业务主管部门，应结合本部门职能特点，协助招标办建立常用设备物资“供应商信息库”。一般情况下，采购资源信息库中同种类商品至少应保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商；采购资源信息库应实行滚动优选，动态管理。

第十七条对于涉及国家安全、国家秘密的设备物资，要按照国家有关要求，会同学校保密部门制定保密项目采购的具体标准、范围和工作要求，防止借采购项目保密而逃避或简化采购方式的行为。

第十八条　凡采购政府采购协议供货范围内的产品，应在政府采购协议供货中标产品范围内进行采购，不得采购协议供货范围外的非中标产品。

第五章采购工作程序

第十九条采购工作程序按照不同的采购方式分别组织实施，具体见《西安航空学院招标采购工作程序》（附件1）。

第二十条　对于２万元以下的采购项目，参照《西安航空学院招标程序实施细则》执行。

第二十一条　在招标采购中，出现下列情形之一的，应予废标：

（1）符合专业条件的投标人或者对招标文件作实质响应的投标人不足三家的；

（2）出现影响公正采购的违法、违规行为的；

（3）投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的。

第六章合同的签订、执行及验收

第二十二条《中标通知书》是签订招标项目合同的必要凭证，学校与中标人应在《中标通知书》发出之日起30日内订立书面合同。国有资产管理处为合同文本的主办单位，合同文本由业务主管部门起草；合同的谈判及签订按照《西安航空学院经济合同管理办法》执行。

第二十三条　合同的执行实行项目申报（使用）单位和项目负责人的“双负责制”。学校各有关职能部门应积极配合、协调，有义务督促合同的正确履行。

第二十四条合同的验收实行“二级验收制”。所有采购项目按照合同约定，执行完毕并安装调试正常后，项目申报（使用）单位按照合同条款先行组织预验收，采购工作专家组成员参加，对所采购设备物资的质量和性能进行验收评价；预验收通过的，填写《西安航空学院设备、物资招标项目验收检查申请表》提交国有资产管理处，国有资产管理处邀请项目申报（使用）部门和业务主管部门的主管校领导，项目申报（使用）单位和业务主管部门负责人和专家进行项目终验收，必要时还可聘请校外专家参加。终验收合格的，签署验收单，并报招标办备案。

第二十五条财务部门办理招标项目付款手续时，必须以合同条款、验收报告作为付款依据。应当采用规定的招标方式却因种种原因未经领导小组许可擅自改变项目实施方式的，财务处不应支付合同价款。

第二十六条有质保期的采购项目，在质保期满后，向供应商支付质保金时，应同时附相关部门单位签字或盖章的《西安航空学院支付质保金申请表》。

第七章纪律与监督

第二十七条与招标工作有关的工作人员必须严格遵守以下工作纪律：

（1）严格遵守国家的法律、法规和学校有关规章制度，坚持原则，廉洁自律。严禁接受投标人任何形式的回扣、馈赠及宴请、娱乐活动。

（2）严格遵守保密纪律，严禁以任何方式向投标方或他人泄露应当保密的、与招标项目内容有关的信息和资料。

（3）遵守“集体研究，民主决策”的工作制度，禁止暗箱操作。

第二十八条参与我校招投标活动的校外单位和个人，在招投标活动中违法违规操作，串通投标，损害学校合法权益的，中标无效，学校保留依法追究其法律责任的权利。

第二十九条监察处按照《西安航空学院招标监督工作暂行办法》对采购招标活动实施监督。任何单位和个人均有权对学校招标采购活动中的违规违纪行为进行投诉、检举和控告，监察等部门应及时受理，认真查处。

第三十条招标活动按照“谁职责谁签字，谁签字谁负责”的原则追究责任。凡只签名未提出不同意见，认定为“认同意见”。

第八章附则

第三十一条　招标采购过程中形成的文件材料必须规范、真实、准确、完整。“项目审批表”、“招标文件”、“投标文件”、“评标记录”、“中标通知书”、“合同审批单”、“合同书”、“验收报告”、各类会议纪要等均为招标采购活动必须形成的重要文件材料，由招标办负责管理并及时归档备案。

第三十二条对图书（包括电子图书）等参加行业联盟采购的，由项目申报（使用）单位报招标办，按程序批准后执行。

第三十三条　具有独立法人资格的学校二级单位可自行组织采购活动（使用纳入学校管理的资金除外）。

第三十四条　本办法自发布之日起实施，原学校有关设备、物资采购招标相关管理规定、制度等同时废止。

第三十五条　本办法由学校设备物资招标工作领导小组负责解释。

第三十六条　本办法在执行过程中因国家法律法规和上级主管部门政策规定发生重大调整，与本办法不一致的，遵从国家和上级规定。

附件1.西安航空学院招标采购工作程序

附件2. 西安航空学院仪器设备购置预算计划表

附件3.《西安航空学院办公设备（家具）购置预算计划表》

附件4. 西安航空学院设备物资申购表

附件5. 西安航空学院计划外设备物资申购表

附件6. 西安航空学院大型建设项目立项（论证）书

附件7. 西安航空学院招标文件确认表

附件8. 西安航空学院招标采购活动备案表

附件9. 西安航空学院非公开招标项目申请表

附件10.西安航空学院仪器设备(家具)招标项目验收检查申请表

附件11.西安航空学院支付质保申请表

附件1

西安航空学院招标采购工作程序

一、公开招标、邀请招标、询价的采购工作程序：

（一）提交采购申请

项目申报（使用）单位向招标办提供《西安航空学院项目审批表》，填报《西安航空学院设备、物资招标申请表》。

采购资金额度应当严格控制在立项审定的额度范围内，不得随意突破，不得随意增加、变更采购数量和采购品种。对于确因实际情况不得不变更调整时，由项目申报单位提出意见并报主管校长书面批复后方可实施。

（二）编制招标文件

招标申请批准后，项目申报（使用）单位与业务主管部门共同编制招标文件，招标文件分为商务部分和技术部分，商务部分由业务主管部门提供规范格式的范本，技术部分由项目申报（使用）单位提供。招标文件应包括以下内容：

1．投标邀请或招标公告；

2．投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）；

3．投标人应当提交的资格、资信证明文件；

4．投标报价要求、投标文件编制要求，标书工本费、招投标服务费（如需交纳投标保证金，还应标明金额及交纳方式）；

5．招标项目的技术规格、要求和数量，包括附件、图纸等；

6．合同主要条款及合同签订方式；

7．交货、竣工或提供服务的时间；

8．评标方法、评标标准和废标条款；

9．发标时间、投标截止时间、开标时间及地点；

10．其他事项。

招标文件中应当规定并标明实质性要求和条件。招标文件制定完成后，填写《西安航空学院招标文件确认表》，送招标办。

（三）发布招标公告、接受报名

1．由招标办在校园内发布公告，同时提供电子稿由党政办在校园网上对外发布；公告内容包括：项目名称、项目内容、主要性能指标、资质要求、投标须知和投标报名截止时间、联系人等。

2．公告期：自公告之日起7—10天。

3．公告期内，招标办接受投标人报名，并进行相关资质初步审查，项目申报（使用）单位接受技术咨询。

（四）遴选投标人

招标办组织对投标申请单位进行资格预审，资格预审须在监察处监督下进行，参与成员不少于三个采购工作小组成员单位。资格预审分为书面资格审查与实地考察，书面资格审查由招标办组织，实地考察由采购工作小组考察组形成考察报告。邀请招标项目，根据项目性质，可由项目申报（使用）单位推荐合格的投标人，招标办组织进行资格审查；或者由招标办直接从“供应商信息库”中通过随机方式选择不少于3家的投标人。

根据书面资格审查、实地考察企业业绩、注册资金等情况，确定不少于三家的投标入围单位后，报领导小组审定。投标入围单位应具备的条件：

（1）资质证明文件齐全有效。供应商资质证明一般应包括：有效期内的营业执照、税务登记证、特殊行业管理生产许可证明、产品销售代理证明、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告、法人证明或法人委托书等；

（2）具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉及售后服务和履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（3）注册资金符合相关要求；

（4）提供产品使用情况及业绩，以备考察；

（5）诚信守法，平等竞争。

凡参加学校的投标活动，在经营活动中有重大违法记录或列入学校设备物资供应不良反映黑名单的，或有扰乱招标工作秩序或串标、围标以及用不正当手段谋取中标行为的投标人，禁止参加学校的投标活动。

对于质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资，还应要求供应商在开标前提供样品，招标办应及时组织检核样品。满足招标文件要求的样品，业务主管部门应及时进行封样，且保存时间不得低于合同有效期。不满足招标文件要求的样品，应取消供应商参加开标、评标资格。

（五）选定供应商

1．按照招标文件中载明的时间、地点开标。

2．开标会议由招标办组织实施，领导小组组长或副组长主持。

3．采购工作小组负责组织评标工作，参与评标人员一般为7人及以上单数，其中技术专家一般为3人及以上单数（含项目申报（使用）人、校内专家、校外专家等）。

评标方法可采用最低评标价法、综合评分法和性价比法。针对不同招标项目由领导小组确定具体评标办法，在质量、服务保证的前提下，贯彻“合理低价中标”原则。

4．评标应严格按照招标文件、投标书进行评审。评委应本着对学校高度负责的态度认真对投标书进行系统的评审和比较，对每一个投标人做出公正、合理的评估。如有问题，应在询标过程中澄清。

5．供应商选定一般应采取顺序中标的方式确定首选中标人和备选中标人，首选中标人作为第一谈判对象，备选中标人作为第二谈判对象，最终定标根据谈判结果择优选定。首选供应商和备选供应商名单在合同正式生效前，应在一定范围内严格保密。对于一些质量可靠性要求不高、价格弹性较大的项目，可允许二次报价。

6．按照《西安航空学院设备物资采购与管理实施办法》第十一条所规定的权限，确定中标单位。

（六）招标结果公示。

公开招标项目招标结果应在政府采购网和校园网络上予以公示，接受投诉和质疑，公示期为3天。公示期满无异议后，招标结果生效，由招标办向中标人发出《中标通知书》。项目招标活动结束。

二、单一来源和竞争性谈判采购的工作程序：

（一）项目申报（使用）单位向招标办提交《西安航空学院非公开招标申请表》。

（二）召开专家论证会。业务主管部门根据项目内容和特点，组织不少于5位相关专家召开论证会，项目申报（使用）单位进行答辩，招标办参加，监察处全程参与监督。专家根据答辩情况，通过记名投票方式确定项目是否采用项目申报（使用）单位申请的采购方式。

（三）按照《西安航空学院设备物资采购与管理实施办法》第十一条所规定的权限，对专家论证会意见或者非公开招标采购项目申请进行审核后，确定项目的采购方式。

（四）根据确定的采购方式遵照执行。

（五）其他特殊情况

对于因货物采购任务紧急、来不及上会论证等特殊情况，可由业务主管部门邀请不少于3位专家论证通过后，经招标办报领导小组组长批准执行，事后由业务主管部门会同招标办向领导小组会议说明情况。